Evidence sbírkových předmětů

Cílem evidence sbírkových předmětů v muzeu je zajistit identitu sbírkového předmětu (př. pro inventarizaci) a získat informace o předmětu. Rozlišují se dva typy evidence – evidence sbírkových předmětů (dvoustupňová evidence – chronologická a systematická) a evidence sbírek muzejní povahy (evidence muzejních fondů jednotlivých muzeí, kterou spravuje Ministerstvo kultury ČR v Centrální evidenci sbírek (CES)). Evidence sbírkových předmětů v muzeí v ČR je formulována zákonem 122/2000 Sb.

Evidence sbírkových předmětů je vedena vlastníkem sbírky (stát, kraj, obec) prostřednictví správce (muzeum). Evidenční záznam musí splňovat určitá kritéria:

• název a stručný popis předmětu;
  
• způsob a okolnosti nabytí předmětu;
  
• území, z něhož předmět pochází;
  
• aktuální stav předmětu;
  
• evidenční čísla (podle typu evidence – přírůstkové (chronologická evidence); inventární (systematická evidence));
  
• označení archiválií (archiválie podle zákona nemůže být sb. předmětem).

Bezprostředně po rozhodnutí o přijetí předmětu do sbírky se zapisují evidenční záznamy do přírůstkové knihy, která je vedena v rámci chronologické evidence. Chronologická evidence má dva základní významy – majetkoprávní (vlastnictví předmětu) a legislativní (pořízením záznamu se na sbírkový předmět začínají vztahovat všechna práva a povinnosti, plynoucí ze zákona). Přírůstková kniha musí být svázaná, očíslovaná; záznamy v počítači nejsou úředním dokladem.

K odborné správě sbírek slouží systematická evidence (zařazení předmětu do logických souvislostí – do některé ze systematických skupin; podkladem k inventarizaci sbírek). Systematická evidence může být vedena na katalogizačních kartách, v databázi počítače a nejčastěji v inventárních knihách. Lhůta na pořízení evidenčního záznamu v systematické evidenci je 3 roky ode dne zapsání do chronologické evidence. Zákon neukládá povinnost rozšiřovat evidenční zápis v systematické evidenci oproti zápisu v chronologické evidenci, ale doplnění se předpokládá.

Zvláštním typem evidence je tzv. hromadná evidence, sbírkový předmět je v tomto případě tvořen souborem movitých či nemovitých věci (př. archeologické nálezy, přírodniny, písemnosti, věci stejného druhu atd.), povinným údajem je počet věcí, ze kterých je sbírkový předmět složen.

[editovat] Zdroje

Zákon č. 122/2000 Sb., o ochraně sbírek muzejní povahy.
Vyhláška č. 275/2000 Sb., kterou se provádí zákon č. 122/2000 Sb.
Metodický pokyn 53/2001, k zajišťování správy, evidence a ochrany sbírek muzejní povahy v muzeích a galeriích zřizovaných Českou republikou nebo územními samosprávnými celky (kraji, obcemi).
Žalman, Jiří a kol.: Příručka muzejníkova I. Praha: Asociace muzeí a galerií České republiky, 2002.